従業員名簿（労働者名簿）とは？社員名簿の記載方法やフォーマット、更新について解説

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新入社員が入ってきたり、人事異動の季節になると、
「従業員名簿とは何なのだろうか」
「従業員名簿とは必ず作成しなければならないものなのだろうか」
と気になりませんか。
結論から申し上げますと、従業員名簿（労働者名簿）は人を雇用したり、人が退職・異動した場合には必ず作成および更新が必要となります。
従業員をいつ雇い入れたのか・どこで何をしているのかをしっかりと反映させる必要性があります。
また、従業員名簿は法定3帳簿の中の一つであり、会社としてしっかり労務管理ができているという状態を示すためにも重要な書類です。
この記事を読めば、従業員名簿について理解することができ、従業員名簿を正しく作成・保管・更新することができます。
従業員名簿を作成したいのだけれど、どう作ればいいの分からないと悩んでいる方はぜひ、最後まで読んでいってください。

従業員名簿（労働者名簿）とは

従業員名簿（労働者名簿）とは労働基準法107条に定められた法定調書を指します。

→参考：労働基準法107条

労働基準法107条において経営者に対して従業員に関する記載事項を網羅した法定調書を作成するように義務付けられています。
労働基準法107条に違反すると、労働基準法120条により罰金30万円以下の罰金刑に処せられることになります。

→参考：労働基準法120条

従業員名簿（労働者名簿）をしっかりと作る習慣をつけていないと労働基準監督署からの査察などが入った際に指摘されて指導の対象となる可能性があるので注意が必要となります。
従業員名簿は法定3帳簿(従業員名簿・賃金台帳・出勤簿)の一つとなっており、基本中の基本の書類となっています。
突然、労働基準監督署から査察があった際に用意できていないといけないだけではなく会社としてしっかりと労務管理を行えているという証として必ず最新の状態で会社に備え付けられていないといけません。
また、会社で労災などの災害に従業員が巻き込まれてしまった場合にも緊急連絡先などは非常に重要です。

要注意！従業員名簿は日雇い労働者以外の全員を記載する必要がある

注意すべき点として、従業員名簿は日雇い労働者以外の全員を記載する必要性があります。
また、派遣社員などの直接雇用している人材以外も記載する必要性はありません。
自社に常用で雇用されており、かつ、賃金の支払いを受けている従業員が名簿作成の対象となっているためです。
最低限自社で直接雇用している正社員と契約社員に関しては従業員名簿を作成するようにしましょう。

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従業員名簿に記載するべき事項

「従業員名簿に記載するべき事項は何なのだろうか」と気になりませんか。
従業員名簿に記載するべきことは実は厚生労働省が指定しています。

→参考：厚生労働省

従業員名簿に記載するべき事項は以下の事項です。
・氏名
・生年月日
・履歴
・性別
・住所
・従事する業務の種類
・雇用年月日
・退職または死亡年月日、その理由や原因
上記の内容をしっかりと網羅して記載する必要性があります。

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従業員名簿のフォーマットは厚生労働省のホームページからダウンロード可能

従業員名簿のフォーマットは厚生労働省のホームページからダウンロード可能となっています。
参考：厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/

基本的に上記のフォーマットをそのまま可能となっていますが、厚生労働省の指定する内容を網羅した書式であれば様式第19条を使う必要性はありません。
出来るだけ自社で管理しやすいフォーマットを作成して運用していく方が管理などが比較的容易になります。
自社独自の項目を追加しない場合はそのまま厚生労働省の指定するフォーマットを使うようにしましょう。

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従業員名簿の保管方法・更新・保存期間とは

「従業員名簿の作成が重要なことは理解したけれど、どのように運用していけばいいのか」と気になりませんか。
従業員名簿に関しては労働基準法で更新や保存期間について明記されており、企業は順守する必要性があります。
具体的には、以下のような定めがあります。
・保管方法は事業所単位で保管
・更新頻度は随時
・保存期間は3年間
・基本的には紙で管理することが求められる
それぞれについて解説します。

保管方法は事業所単位で保管

従業員名簿は原則として事業所単位で保管する必要性があります。
労働基準法107条において事業所単位での保管を義務付けられているためです。
各事業所ごとに分けて従業員名簿を作成するか、本社で一括で従業員名簿を作成し、各事業所に配布する必要性があります。

更新頻度は随時

従業員名簿の更新頻度は遅滞なくです。
労働基準法107条の2項においては従業員名簿は変更があれば遅滞なく変更を行うことを求められているためです。
社員が人事異動したら遅滞なく変更する必要性がありますし、また、社員が退職するなどした場合には必ず更新する必要性があります。

保存期間は3年間

従業員名簿の保存期間は労働基準法109条・労働基準法143条において3年間と指定されています。
注意するべき点は退職者の扱いです。
退職者に関しては履歴書などは個人情報保護法の観点から退職していった社員の履歴書はシュレッダーしなくてはなりません。
しかし、従業員名簿に関しては社員が退職した日を起点として3年間は保存しておく必要性があります。
履歴書などと勘違いして3年が経過するまでに破棄しないように注意する必要性があります。

基本的には紙で管理することが求められる

従業員名簿に関しては特に保管方法の指定はありませんが、基本的には紙で管理することが求められます。
ただし、以下の条件下であれば紙ではなく電子媒体で保存することができます。
・労基署等の行政官庁から要請されたらすぐに紙に電子データを印刷して提出できる状態にすることができる
・事業所ごとに従業員名簿を表示することができ、印刷できる状態にしてあること
すぐに求められれば出せるという状態であれば従業員名簿の電子保存が認められる可能性がありますが、そうでない場合には紙媒体で保存しておく方が望ましいといえます。

まとめ

今回は、従業員名簿について解説させていただきました。
従業員名簿は実は法定3帳簿と呼ばれる重要な書類であり、提出を求められた際に作成していないと行政指導の対象になります。
抜けもれなく厚生労働省の指定する内容を網羅したデータまたは書面を用意して保存しておくようにしましょう。
従業員名簿の作成で悩んでいる方はぜひ、参考にしてください。

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HRコラム編集部

「CBASE 360°」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。