計画年休とは？制度導入の目的やメリット・導入の流れ・注意点

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2019年に働き方改革関連法が施行されたことで、会社は従業員に対して適切な有休の付与と従業員ごとの有休管理が求められるようになりました。
しかし、会社によってはどのように有休を取得させればよいか、悩む場合があります。そのような場合には計画年休の導入がおすすめです。計画年休を利用することで、会社は従業員に有休を取得させられます。
計画年休とは何か、制度の導入方法や注意点について解説します。計画年休の導入を検討している企業の人事担当者はぜひ参考にしてください。

計画年休とは

計画年休とは、企業が労働者の有給休暇の取得日程を決める制度です。企業と労働者が労使協定を結ぶことで、有給休暇の付与日数から5日を除く日数まで有給休暇の日程を指定できます。
2019年の働き方改革関連法の施行により、有給休暇が10日以上与えられている労働者に対して年に5日有給休暇を取得させることが義務化されました。この内容に違反すると対象となる労働者1人につき、30万円以下の罰金を支払わなければいけません。
また、この有休休暇の取得は有給休暇管理簿を作成し管理する必要があり、期間中及び満了後3年間の保存が義務付けられています。そのため、有休取得を曖昧にすることもできなくなりました。
企業は有休の取得を促した上で、いつ取得したのか、従業員ごとに有給休暇管理簿を作り、適切に管理しなければいけません。
計画年休を導入することで、有休を違法行為にならない範囲で従業員に付与でき、適切な管理もしやすくなります。

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計画年休導入の目的

計画年休は働き方改革関連法に対応するため、さまざまな企業に導入され始めています。計画年休を企業が導入する目的を解説します。

有休の消化を促す

計画年休の目的は有休の消化を促すためです。働き方改革関連法の施行により、有休を取得させていないと罰則があるため、企業は従業員に有休を取得させる必要があります。
しかし、従業員の中には、有休を取得しにくいと感じる人もおり、自発的に有休取得させることが難しいこともあるでしょう。そのような場合に、計画年休制度を導入すると、有休取得を無理なく行えます。
「有休を取得するのに抵抗がある」「有休をいつ取得すればよいかわからない」という従業員の場合や、そもそも有休が取れていなかった従業員の場合には、計画年休によって満足度が上がる場合があるでしょう。そのような場合には計画年休の導入によって、生産性の向上や従業員の離職率の低下につながります。

有休管理を効率化する

計画年休を導入すると、有休管理の手間が少なくなる点がメリットです。
計画年休を導入していない場合、企業は有休の管理を従業員ごとに行わなければならず、大きな負担になります。特に大企業の場合、人数が多いため勤怠管理システムの導入などをしない限り、有休管理は大きな負担になりかねません。
しかし、計画年休であれば決められた日にちに有休を決められるため、有休管理の負担が少なく済みます。

有休のタイミングを調整する

計画年休を導入するメリットは有休のタイミングを調整できる点です。有休は労働者の権利であり、企業は原則として拒否できません。そのため、繁忙期に有休を取得されると業務に支障をきたす恐れがあります。
しかし、計画年休を使えば、有休取得を繁忙期を回避してある程度調整可能です。計画年休で一度設定した年休は労働者も会社も簡単には変更できないため、安定した管理がしやすいでしょう。

計画年休導入の流れ

計画年休の導入は、以下の手順で行います。
・計画年休の日数・付与方法・対象者を決める
・就業規則に記載する
・労使協定を結ぶ
・有休の管理をする
計画年休を導入する際には、事前に制度の内容を決め、就業規則に記載した上で、労働者と労使契約を結ぶ必要があります。また、労使契約締結後の、有給休暇管理簿での管理も必要不可欠です。
適切な手順で導入しなければ、計画年休を導入できず、違法行為になる可能性があります。
新しく計画年休制度を導入する場合は、従業員に対して、制度導入の背景や目的、利用方法までしっかりと説明すると、従業員から不満がでにくくなります。制度導入の説明は必須の作業ではないものの、スムーズな導入のためには説明が欠かせません。

計画年休の付与方法

付与方法は企業や事業所全体に対する一斉付与形式と、班やグループなど小さい単位での付与方法、個人別に付与する方法に分けられます。会社の業種によって適切な付与方法を選びましょう。

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計画年休導入の注意点

計画年休を導入する際にはいくつか注意点があります。具体的には以下の点です。
・労使協定を結ぶ必要がある
・従業員が不満を持つ場合がある
次で詳しく解説します。

労使協定を結ぶ必要がある

計画年休を導入する場合、就業規則に記載し、従業員に説明した上で、労使協定を結ぶ必要があります。就業規則に内容が定められていない場合には、計画年休の制度は導入できません。
計画年休で定めるべき内容は以下の項目があります。
・計画年休の対象者
・日数と付与方法、付与する時期
・対象外の場合
・付与時期に変更がある場合の取り決め
これらの点を就業規則に記載した上で、従業員と労使協定を結ぶことではじめて、計画年休が付与できるようになります。
また、一度計画年休で定めた有休は労働者側も会社側も時季変更ができません。通常の有休の場合は、やむを得ない事情がある場合に限り時季変更権を行使できる場合があります。
計画年休で定めた有休をどうしても変更しなければいけない場合は、労使協定に基づいた手続きや協定の再締結をしなければいけません。非常に手間がかかる作業のため、慎重に決めるようにしましょう。

従業員が不満を持つ場合がある

計画年休は従業員が不満を持つ場合がある点に注意が必要です。計画年休の場合は従業員が有休のタイミングを指定できない場合があるため、不満に思う可能性があります。これが計画年休導入の最大のデメリットといえるでしょう。
そのため、労働者によってはメリットを感じる人と、そうではない人もいることを考慮しなければいけません。
また、計画年休の対象外の社員がいる場合にも注意が必要です。有休が10日以上ある従業員以外には、計画年休を適用させなくても違法ではありません。
しかし、計画年休を付与されない社員がいると、その従業員の負担が大きくなり不満の原因になります。そのため、有休が10日以下の従業員に対して計画年休制度をどのように運用するかは検討する必要があるでしょう。
また、計画年休を導入する場合には、事前説明を行い、導入の目的や従業員へのメリットを説明し、従業員に納得してもらうことが大切です。

退職予定日以降の計画年休の付与は変更に応じなければならない

従業員が退職する場合でかつ計画年休が退職日以降に設定されている場合には、計画年休の対象となっている日数の有休が取得できます。
この場合には、会社は計画年休の変更に応じなければいけません。原則として計画有休は変更できませんが、退職時には例外があることに注意しましょう。

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まとめ

計画年休を導入することで、働き方改革関連法に対応した、年休の付与ができます。また、計画年休を付与することで、従業員の有休取得率が向上し、有休管理が楽になる点がメリットです。計画年休を導入することで、働き方改革関連法に違反させることなく、従業員に有休を取得させられます。
しかし、計画年休を導入するのであれば、事前に就業規則に記載し、説明をした上で、労使契約を結ぶ必要があります。また、労働者によっては計画年休に不満を持つ場合があるため、事前説明や適切な制度の設計は欠かせません。この記事を参考に、計画年休の適切な運用をしましょう。

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HRコラム編集部

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