OJTとは？意味がないOJTにしないためのやり方とポイント

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OJTは多くの企業で導入されていますが、意味がないものになってしまい、改善したいと悩む人もいるのではないでしょうか。
OJTを成功させるためには、従業員に任せ放置させるのではなく、適切な指導体制を整えることが大切です。
今回はOJT研修で失敗する理由や、適切なOJTを行うポイントについて解説します。OJTを通して従業員の成長を促したい方の参考になれば幸いです。

OJTとは

OJTとは「On The Job Training」の略称で、職場で業務を通して実施する訓練です。OJTは1対1の形式で行われることが多く、先輩社員が教育担当となります。実際の業務を通して、業務遂行に必要なスキルや知識を得ることが主な目的です。
OJTでは、指導担当者が実際に業務を遂行している様子を見てから、実際の業務を真似する形で教育します。アウトプット型の教育で、即戦力を育てやすい点が特徴です。

OFF-JTとは

OFF-JTとは職場外で、実施する訓練です。一般的には人事や外部講師による研修などで実施されます。座学で学ぶスタイルもあれば、グループワークを行う場合もあり、実施形態はさまざまです。
講習を通して、研修の対象となる従業員に体系的に知識を教えられます。また、同じ担当者による教育のため、教育内容を統一できる点もメリットです。

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OJTのメリットとデメリット

OJTは多くの企業で導入されており、具体的には以下のメリットがあります。
・人事の業務負担が削減される
・育成コストがかからない
・実務能力が身につけやすい
・OJTトレーナーのスキルアップにつながる
・コミュニケーションが活性化されやすい
・成功すれば、即戦力として活躍できる人材になる
OJTは多くの企業で導入されていますが、適切に機能することで、従業員に実務で必要な作業を身につけさせられます。また、人事の負担が少なく、外部講師に依頼する場合と比較して教育コストがかからない点もメリットです。

しかし、デメリットとしては以下のものがあります。
・OJTトレーナーのスキルによって教育のムラが出る
・体系的に知識が得られにくい
・OJTトレーナーに負担がかかりやすい
OJTトレーナーに負担がかかることで、OJTトレーナーとなる従業員の生産性の低下につながる可能性があります。
また、OJTトレーナーのスキルや知識のレベルは個人差があり、OJTトレーナーのスキルや経験によって、OJTの効果に差ができてしまう点もデメリットです。実践を通しての研修になるため、体系的に知識を学びにくく、知識が整理されない場合もあります。
必要に応じてOFF-JTや別の研修と組み合わせることで、より高い効果を発揮するでしょう。

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意味がないOJTになる要因

OJTは正しい取り組み方をすれば、効果がある研修方法ですが、不適切なOJTの場合、OJTが機能せず、OJTという名の放置になってしまいかねません。具体的な要因としては以下のものがあります。
・OJTトレーナーの時間がない
・OJTトレーナーの能力が足りない
・OJTトレーナーにやる気がない
・OJTの制度が整っていない
それぞれの要因について次で解説します。

OJTトレーナーの時間がない

OJTトレーナーが実務に追われており、OJTに十分な時間が割けない場合、OJTはうまく機能しません。
OJTはただ業務を見せて従業員にやらせるだけではなく、業務について解説し、育成計画に基づいた指導が必要です。そのため、OJT担当者はOJTの指導が適切にできるよう、OJTのための時間を確保する必要があります。業務範囲や目標の調整もする必要があるでしょう。

OJTトレーナーの能力が足りない

OJTの質はOJTトレーナーの能力が不十分な場合、適切な教育ができません。その結果、従業員が必要なスキルを身につけられず、OJTが終わっても実務ができないという状態になる可能性があります。
OJTトレーナーに適性があるかどうか確認し、OJTの前に教育担当者向けの研修や研修マニュアルの作成をし、適切な教育ができる環境を整えましょう。能力が足りないと判断される場合には、トレーナー担当を変えることも選択肢です。

OJTトレーナーにやる気がない

OJTトレーナーにやる気がないことで、教育ができない可能性があります。OJTはトレーナーの負担が大きく、メリットがないと感じるケースがあるためです。
「OJTで時間を取られてしまう」「OJT教育をすることで損をする」とトレーナーが感じてしまうと、OJTへのモチベーションが下がることが考えられます。
そのような場合には、OJTが負担にならないよう配慮し、適切な評価体制を整えることも選択肢です。

OJTの制度が整っていない

OJTは適切に指導体制を整えなければ、機能しません。具体的には人事と教育担当者の連携、教育計画の作成や進捗管理、適切な振り返りができることなどが挙げられます。
OJTが適切に機能するよう、事前に制度を整えることが大切です。

OJTの手順

OJTで成果を出すためには、正しい手順で実践することが大切です。ここではOJTを実践するための具体的な手順について解説します。

育成計画の作成

OJTは育成計画を立てて実践することが大切です。育成計画を立てないまま実践すると、トレーニングで何をしているのか、目的が曖昧になり、トレーニングの効果が薄まってしまいます。
育成計画を立てるときには、従業員個人の強みや弱みを把握し、目標から逆算して育成計画を立てると、スムーズに進めやすいでしょう。

業務遂行

OJTで重要なステップが業務の遂行です。OJTトレーナーが従業員に、業務のイメージができるよう、実際の業務を見せながら実践します。具体的には以下の手順で進めます。
・OJTトレーナーがやってみせる
・業務の目的など詳細を解説する
・従業員に作業をやらせてみる
特に重要なのが、業務の解説です。業務を実際に目で見ているだけでは、ほとんどの場合、従業員は細かい理由や業務の要点が理解できません。業務について「いつ」「何を」「なぜ」「どのように」やっているのか、きちんと説明する必要があります。

内省支援

実際に業務が完了したら、従業員が何ができて何ができていないのか、客観的なフィードバックを与え、従業員の内省を促しましょう。フィードバックをするときには、ネガティブな点だけではなく、ポジティブな点も伝えることが大切です。
フィードバックを通して、よかった点と改善すべき点を客観的に理解できます。その結果、次に同様の失敗をしにくくなり、成功につながりやすくなるでしょう。
実際に業務を身につけるまでには、反復した実践が必要になることも多いため、現状のスキルに合わせて計画を調整することも大切です。

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OJTトレーナーに求められる能力

OJTで高い効果を発揮させるためには、OJTトレーナーの能力が重要です。実際の業務遂行能力だけではなく、適切な指導ができる能力が求められます。具体的には以下の能力があるでしょう。
・従業員に適切な目標を立てさせる能力
・ティーチングやコーチングなどの指導力
・内省を促す能力
・良好な関係を作れるコミュニケーション能力
これらの能力の適性を見極め、身につけられるよう、トレーナーになる従業員に研修を行うことで、より効果的なOJTができるでしょう。

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OJT実践のポイント

OJTを成功させるためには、トレーナーへのフォローや業務内容に合わせた教育体制づくりが必要です。ここではどのような点に注意するべきか、解説します。

OJTトレーナーのフォローをする

OJT制度は、OJTトレーナーへの負荷が大きいため、人事や上司からのサポートが大切です。ティーチングやコーチングなど、指導に必要なスキルを身につけせせる研修を通してサポートしましょう。
また、OJTトレーナーは悩みを抱え孤立化することもあるため、上司の支援体制を整え、最終育成責任を上司と共有できると、OJTトレーナーの負担が軽くなります。
マニュアル整備も必要です。マニュアルをつくることで、教育の質の均一化ができ、OJTトレーナーの負担が軽くなります。マニュアルづくりは現場担当者と連携しながら、適切なマニュアルを作ることが大切です。

OJTが向いていない業務もある

OJTは実務を通して、業務遂行能力を身につける研修ですが、OJTが向いていない業務もあります。具体的にはイレギュラーがよく起きる業務です。
イレギュラーが起きる業務は業務の内容をマニュアル化しにくく、教えるべきことが多くなりやすいため、トレーナーも教わる従業員にも負担がかかります。
そのような業務の場合は、OFF-JTによる体系的な知識やスキルを習得させたうえで、定期的な振り返りを行い、長期的なスパンでOJTに取り組む必要があるでしょう。
また、属人性が高い業務の場合、担当できる人が限られ、教育内容が言語化しにくくなるため、OJTが成功しないリスクが高いでしょう。

OJTトレーナーにフィードバックを行う

OJTはOJTを受ける人だけではなく、トレーナーに対してのスキルアップの側面があります。そのため、OJTを受ける人だけではなく、トレーナーに対してもフィードバックをすることで、より成長を促せるでしょう。
フィードバックをする際には、アドバイスではなく、問いかけを通して自分の気づきを促すことで、より高い効果を発揮します。

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まとめ

OJTは適切な指導体制を整えることで高い効果を発揮します。しかし、その効果を発揮させるためには、OJTトレーナーにただ任せるのではなく、人事と現場が連携して、適切な体制を構築することが大切です。
しかし、OJTを成功させるためには、OJTに適切な時間を割けるだけの余力が必要となります。組織診断では組織が抱えている課題を客観的に把握でき、業務効率化やOJTのための体制づくりにも役立ちます。
また、上司だけではなく、同僚や部下からも評価してもらう360度評価を導入することで、より客観的な評価体制の構築が可能です。

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HRコラム編集部

「CBASE 360°」は、株式会社シーベースが提供するHRクラウドシステムです。経営を導く戦略人事を目指す人事向けのお役立ち情報をコラムでご紹介します。