バーチャルオフィスとは？バーチャルオフィスのメリットとデメリットについて解説

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「バーチャルオフィスとは何なのだろうか」
「バーチャルオフィスという言葉をよく聞くけれど、どのようなものなのだろうか」
と気になりませんか。
バーチャルオフィスとは、実際に事務所を構えずにオフィスを構えることが可能なサービスのことを指しています。
この記事を読めば、バーチャルオフィスについて理解することができます。
バーチャルオフィスについて気になっている方はぜひ、最後まで読んでいって下さい。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、実際に事務所を借りずに事務所機能の一部を借りることのできるサービスです。
起業したての会社経営者や、フリーランスなどに活用されているサービスです。
事務所を構えると毎月の家賃など、大きな固定費がかかってしまうところを、バーチャルオフィスでは月々数千円から数万円程度で借りることができ、固定費を抑えることができます。
また、人事部門においてはちょっとした交流の場を持つために使うなど、社内で絶対に漏らしたくない社員の人事上の秘密などを話し合う場所として活用できます。
新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響により実際に出社することもなくなり、オフィスが不必要になったという企業も出てきています。

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バーチャルオフィスが着目される背景

バーチャルオフィスが着目される背景には、以下の背景があります。
・リモートワークの普及
・事業所の必要性の希薄化
・信用確保のために対外的なオフィス住所のみを必要としている
それぞれについて解説します。

リモートワークの普及

新型コロナウイルスが感染拡大をしている状況で、リモートワークが普及しました。
リモートワーク普及の結果、会社に行って仕事をする必要性が薄れつつあります。
特にITベンチャー企業などを中心として在宅勤務が拡がっており、事務所がなくともバーチャルオフィスがあれば十分だという企業が出てきている状態です。

事業所の必要性の希薄化

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、事業所の必要性が希薄化しました。
なぜなら、実際に会社に出社する必要性がなくなっているためです。
自社ビルを持っているよりも、バーチャルオフィスを借りて仕事は各社員が家で行っている方が良いという企業も出現しています。

信用確保のために対外的なオフィス住所のみを必要としている

信用確保のために対外的なオフィス住所のみを必要としている企業があります。
特に、起業したての経営者にとってオフィスコストは非常に高額になります。
法人口座を作る場合など、お客様にしっかりとした企業だと評価されるためにバーチャルオフィスで対外的な住所を持ちたいという方に需要があります。

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バーチャルオフィスでよく提供されているサービス

「バーチャルオフィスではどのようなサービスが提供されているのだろうか」と気になりませんか。
・法人登記
・郵便物転送
・電話番号活用
・貸会議室
それぞれについて解説します。

法人登記

バーチャルオフィスによっては、法人登記をバーチャルオフィスで可能な場合があります。
法人を作るためにはオフィスなど事業所の住所地が必要となるため、便利なサービスです。
起業したての経営者にとってはありがたいサービスです。

郵便物転送

バーチャルオフィスでは会社住所宛てに送付された郵便物を自宅に転送してくれるサービスがあります。
バーチャルオフィスには自分専用の執務室があるわけではありませんし、常駐するわけではありません。
ですから、郵便物を自宅に転送してもらう必要性があります。

電話番号活用

バーチャルオフィスでは借りている事務所の電話番号やファックス番号を活用できるケースがあります。
会社宛ての電話をいったんバーチャルオフィスで受けてもらったあと、自宅や経営者の携帯電話に転送してもらえるサービスです。
とても便利なサービスです。

貸会議室

バーチャルオフィスによっては、貸し会議室を実施しているところがあります。
バーチャルオフィスの設備にもよりますが、貸し会議室を併設しているところがあるためです。
予約状況や時間帯にもよりますが、社員で集まりたいと思ったときにとても便利です。

バーチャルオフィスを設置するメリット

「バーチャルオフィスを設置するメリットはどのようなものなのだろうか」と気になりませんか。
バーチャルオフィスを設置するメリットとして、以下のメリットがあります。
・経費削減
・不定期イベントへの対応
・法人登記可能
・社員の交流拠点の確保
それぞれについて解説します。

経費削減

バーチャルオフィスを活用することによって、経費削減が可能です。
なぜなら、一般的な事務所を借りるよりもコストがかからないためです。
一般的なオフィスを借りようとすると、敷金礼金などもかかりコストがかかります。
バーチャルオフィスなら数千円で借りることも可能です。

不定期イベントへの対応

バーチャルオフィスを借りる事で不定期イベントに対応することが可能です。
例えば、急な来客対応もできますし、他の企業との交流に貸し会議室を借りることも可能です。
社員同士の交流などにも活用可能です。

法人登記可能

バーチャルオフィスにより異なる部分はありますが、法人登記をすることが可能です。
バーチャルオフィスで法人登記をすることで、場合によっては銀行の近くの一等地などに住所を登記することができます。
会社としての信用度を上げることができます。

社員の交流拠点の確保

バーチャルオフィスで社員の交流拠点を確保することが可能です。
リモートワークばかりしていると、お互いの本当に思っていることはなかなか見えない傾向にあるため、あれば便利です。
社員交流のときの拠点があることはとても心強いです。

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バーチャルオフィスのデメリット

「バーチャルオフィスのデメリットはどのようなところなの」と気になりませんか。
バーチャルオフィスのデメリットは以下の通りです。
・気軽に集まることが難しい
・事務所に対して要件がある事業は展開できない
それぞれについて解説します。

気軽に集まることが難しい

バーチャルオフィスのデメリットとして、気軽に集まることが難しいというデメリットがあります。
貸事務所が併設されていても予約状況によっては会議室が都合の良い時間に取れないことがあるためです。
日程調整が難しくなかなか集まれないという可能性もあります。

事務所に対して要件がある事業は展開できない

事務所に対して要件がある事業は展開できない可能性があります。
例えば、有料職業紹介事業(転職エージェントなど)や弁護士事務所などです。
事務所に関して広さなどに要件があると活用が難しいでしょう。

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バーチャルオフィスは社員交流に便利

バーチャルオフィスはリモートワーク中心の企業にとっては社員交流に便利です。
なぜなら、社員交流をどこかで実現できるためです。
予約を前もって取っておけば、交流会を定期的に開催できる可能性があります。

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まとめ

今回は、バーチャルオフィスについて解説させていただきました。
特に本文中でも解説しましたが、昨今では新型コロナウイルス感染症の流行で、事務所に集まらず仕事をする形態の企業も増加傾向にあり、注目されています。
バーチャルオフィスを活用し、自社の事業実態に即した仕事の進め方を考えましょう。

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HRコラム編集部

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