内定辞退を防ぐには？よくある原因と対処法をわかりやすく

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採用候補者が内定辞退してしまうことに対して、お困りの方も多いのではないでしょうか。内定辞退は採用活動を通じて、与える影響が大きく、採用担当者の負担を大きく増大させてしまいます。
本記事では、内定辞退とはどのようなものか、問題点や対処法まで解説します。内定辞退者を減らし、採用プロセスを効率化させたい方はぜひ参考にしてください。

内定辞退とは

内定とは、内定が正式に決まる前に、当事者間で、相互の同意が成立した状態です。具体的には、内定先企業が内定通知を採用候補者に対して出し、採用候補者が内定承諾書を返送した状態が該当します。
内定辞退とは、内定を採用候補者の都合で辞退することです。なお、内定先企業が自社の都合で内定を解消することは、内定取消といいます。

内定辞退は法律上問題はない

採用候補者が内定辞退することは、入社日の14日までであれば、法律上は問題ありません。企業にとって内定辞退は不都合なことが多いものの、法律面では内定辞退には何の問題もないため、法律や制度で対応するのは難しいでしょう。
また、不利益があった場合でも、適切な手順で内定辞退されたのであれば、損害賠償を請求することもできません。
ただし、内定辞退は人事担当者にとっても大きな問題となるため、内定辞退の可能性があるのか、内定者に対して確認しておくとよいでしょう。

企業からの内定取消は難しい

内定取り消しとは、会社都合で内定を解消することです。一般的には企業が採用候補者に対して使う言葉ですが、組織内の人事異動や昇格を対象にすることもあります。
内定は法律上は労働契約であると認識されていますが、内定について厳密な定義は法律上はされていません。そのため、解雇の場合と比較して、内定取消は制約が少ないといえます。
ただし、内定取消は法律で認められないこともあるため、注意が必要です。過去の判例「客観的に合理的と認められ、社会通念の上で相当と是認できる場合」にのみ可能であるとされています。そのため、適切な理由を内定者に対して伝え、誠意ある対応を心がけましょう。
参考：労働条件に関する総合情報サイト 1-2　「採用内定の取消」に関する具体的な裁判例の骨子と基本的な方向性

内定辞退率は新卒で5割程度

株式会社リクルート就職みらい研究所によると、新卒での2023年卒の内定辞退率は、2022年6月時点で51.1%、マイナビ 中途採用状況調査2022年版での、中途採用の場合の内定辞退率は、11.0%でした。
内定辞退は特に新卒社員で多く、中途採用だと割合は少なくなりますが、10人に1人くらいの頻度で、内定辞退が発生するようです。
あくまで平均値ではありますが、新卒採用者ほど、内定辞退のリスクが高いため、内定辞退者が増えないよう、丁寧な対応を心がける必要があります。
参考：株式会社リクルート 就職みらい研究所　就職プロセス調査（2023年卒）「2022年6月1日時点 内定状況」
参考：マイナビ 中途採用状況調査2022年版（2021年実績）

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内定辞退の問題点

内定辞退は採用において、採用までのプロセスで発生した時間や費用面でのコストが無駄になってしまうことと、新たな人材を確保するための負担が生まれることです。
内定まで出した社員は説明から何回かの先行プロセスを通しているため、そこまでにかかった時間、会場代などの費用がかかっています。
内定辞退が1度起きてしまうと、新しい人材を探す必要があり、採用担当者の業務量増加につながることも問題です。採用担当者の負担が大きく増えることで、採用プロセスにかけられる時間が短くなり、人事の質を上げるためにやるべき業務に対して、十分な時間をかけにくくなります。

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内定辞退を防ぐには

内定辞退者の数を減らしたい場合、採用候補者対して、適切なアプローチをすることが大切です。採用候補者の不安を取り除き、前向きに内定を受け入れられる状態であれば、内定を辞退される可能性は下がります。ここでは、どのような点に注意するべきか、解説します。

RJPを取り入れる

RJPとは、「Realistic Job Preview」の頭文字を取ったもので、「現実的な仕事情報の事前開示」のことです。具体的には、実際の業務内容や、ネガティブな情報も含めてより実態に近い情報を採用候補者に提供することを示します。
よりリアルな情報を得られることで、採用候補者がより納得感をもって、選考プロセスに関わるようになります。内定辞退を防ぐことや、入社後の早期退職を防ぐ上でも効果的です。
より詳しくは以下の記事もご覧ください。
関連記事：RJPとは？期待される効果・導入手法・デメリット

フォロー体制を整える

内定辞退を防ぐためには、内定者へのフォローも大切です。内定者はさまざまな不安を抱えています。
・同期とうまくやれるかわからない
・会社の業務内容がわからない
・会社の雰囲気が合うか

このような事態を回避するために具体的には、以下のような対策が可能です。
・懇親会
・内定者インターンやアルバイト
・フォロー面談
・定期的な連絡
・オフィス見学

不安の内容を一部でも軽減し、内定者が実際に働くイメージを具体化できることで、内定辞退率は下がるでしょう。
具体的なイベントの実施が難しい場合でも、SNSやメールを通じて、定期的に連絡するだけでも効果的です。コミュニケーションの機会を増やすだけでも、内定者の不安を軽減する効果があります。

前向きに歓迎する姿勢を伝える

内定を出したのであれば、内定者に対して、前向きに歓迎する気持ちで接するよう心がけましょう。淡々と必要事項をやりとりするだけであれば、採用候補者との信頼関係は構築できず、内定に対しても前向きに取られられなくなる可能性があります。
面接や採用のプロセスでは、「採用候補者の適性を見極める」だけではなく、「信頼関係を構築して選んでもらう」ということが大切です。
ただし、信頼関係を構築するとは、優しい言葉をかけて「なかよくなる」ということではありません。ただ優しくするのではなく、よいことも悪いことも含めて、真摯に接することを意識しましょう。

就職活動状況を把握する

求職者の就職活動状況を正確に把握することも大切です。ただし、そのまま就職活動の状況をストレートに聞くだけでは思うような効果にはつながりません。会話を通じて信頼関係を構築したうえで、率直な本音を聞ける関係性をつくることが大切です。
また、対話を通じて、採用候補者の事情を聞いておくことで、問題点や不安な点が明確にできれば、対策できる可能性があります。例えば、勤務地についてや、出産や育児の後の働き方など働き方の問題が聞けることもあるでしょう。
このような問題を事前に解消できれば、内定者の不安も解消され、内定辞退されてしまう可能性は低くなります。

まとめ

本記事では内定辞退の問題点と解消方法について、解説しました。内定辞退の数が多いと、採用担当者の負担が増えるきっかけになり、採用活動全体にも影響を与えます。
内定辞退を防ぐためには、採用から内定後のプロセスで採用候補者とコミュニケーションを行い、信頼関係を構築することが大切です。
内定辞退の問題にお困りの方はぜひ参考にしてください。

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HRコラム編集部

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